Was Unternehmen bei der E-Rechnungspflicht beachten müssen (Teil 1)

Noch bis zum 31.12.2026 ist die Ausstellung von E-Rechnungen freiwillig. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027. Eine klassische PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, gilt seit 2025 ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Stattdessen sind Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher) gefordert, die eine vollständige maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglichen. Da die Umstellung Fragen aufwirft, hat das Bundesministerium der Finanzen am 19.11.2024 einen begleitenden Frage-Antwort-Katalog (FAQ) veröffentlicht, der laufend aktualisiert wird. Dieser Katalog ist eine aktuelle und maßgebliche Orientierungshilfe für Unternehmen, da die wichtigsten Fragen verständlich erläutert werden.

Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass auch bei der Erstellung von E-Rechnungen immer wieder Fehler passieren. Dabei wird seitens der Finanzverwaltung zwischen drei Fehlerkategorien unterschieden:

Formatfehler: Diese liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder keine richtige und vollständige Extraktion zulässt. Solche Rechnungen sind keine E-Rechnungen, sondern sonstige Rechnungen.

Geschäftsregelfehler: Solche Fehler sind inhaltliche Fehler und betreffen Inkonsistenzen innerhalb der strukturierten Datei. Dazu zählen beispielsweise widersprüchliche Angaben oder das Fehlen von Inhalten in Pflichtfeldern.

Inhaltsfehler: Bei inhaltlichen Abweichungen von dem der Rechnung zugrunde liegenden Rechtsgeschäft, beim falschen Leistungszeitraum und anderen Unrichtigkeiten spricht man von Inhaltsfehlern.

Nicht nur den Ersteller der Rechnung, sondern auch den Empfänger treffen Verpflichtungen. Wer E-Rechnungen empfängt, muss sicherstellen, dass sein ERP-System oder seine Buchhaltungssoftware eine zuverlässige Syntaxprüfung und Geschäftsregelvalidierung durchführt und das nachvollziehbar dokumentiert. Fehler in der Rechnung sind weniger für den Aussteller der Rechnung, sondern eher für den Empfänger der Rechnung problematisch, da bei einer fehlerhaften Rechnung der Vorsteuerabzug fraglich ist.

Hinweis

Schon jetzt sollte geprüft werden, ob das Buchhaltungs- oder ERP-System E-Rechnungen empfangen und idealerweise automatisiert auf Format- und Geschäftsregelfehler validieren kann. Zwar besteht lediglich die Pflicht, E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 empfangen zu können. Eine automatisierte Validierung ist jedoch empfehlenswert, um Fehler frühzeitig zu erkennen. Bei fehlerhaften Eingangsrechnungen sollte zeitnah eine Berichtigung veranlasst werden, da Mängel im Einzelfall den Vorsteuerabzug beeinträchtigen können.